http://monggoo.egloos.com/4873269 내용에 개인적인 의견 추가하였습니다.
최근에 관심을 갖게된 GTD(Getting Things Done)에서도 Inbox를 비우는 것이 핵심 행동강령(!)입니다.
이메일이 업무를 공유하는데 좋은 수단이기는 하나 이메일에 압도되어 다른 일을 할 수 없다면 그게 더 문제가 되겠죠.
뉴욕타임즈 기사 "An Empty In-Box, or With Just a Few E-Mail Messages? "에서
이메일에 압도 당하지 않고 잘 관리하는 방법.
1. 이메일에 할애하는 시간을 줄이기.
이메일 수신 확인 알람을 꺼두고, 한시간에 세번 이상 확인하지 않는다. 만약 20분 내에 당신이 답변해야 할 급박한 내용이라면, 상대방은 전화를 하지 메일로 보내지 않는다.
-> 최근 과제 PL(Project Leader)들의 행동 양식을 보면 긴급한 문제인 경우에는 메일 후 바로 전화를 주신다. -_-
그리고 메일내용을 전화로 토의하는 방식, 그러니 긴급한 이슈는 전화를 기다리면 된다는 결론이.....
2. 받은 편지함 정리하기.
당신의 받은 편지함은 오늘부터 비어있어야 한다. 한시간에서 두시간 정도를 할애해 당신의 몇 달간의 이메일을 정리하여 "Archive" 라는 폴더를 만들어 옮겨라(이름은 상관 없다. 지난 편지함이든지, 아무거나.).자, 당신의 편지함은 바로 이 싹 비워진 상태를 유지하는 거다. 받은 메일함에 메일이 오면 즉각적으로 처리하는 것이다. 다음은 그 정리의 단계:
2-1. 대답할 필요가 없는 이메일이라면
대답할 필요가 없는 이메일이지만 버려야 할 이유가 없는 메일은 위에서 만든 "Archive" 폴더로 보내버린다. 그러고 잊어버려라.
2-2. 짧은 대답이 가능한 이메일이라면
간단하게 대답할 수 있는 이메일이라면, 바로 답변을 해라. 답변을 하고, 원 메일은 "Archive" 폴더로 보내버린다.
2-3. 다른 사람에게 유용한 내용이라면.
포워딩 해버리고 원 메일은 "Archive" 폴더로 보내버린다.
2-4. 긴 답변을 해야하는 이메일이라면.
아 웃룩이라면 flag 표시를, gmail이라면 별표를 해두고 받은 편지함에 그대로 둔다. 그리고 답변이 끝나면 원 메일은 "Archive" 폴더로 보내버린다. 그리고 메일을 쓰는 데에 너무 많은 시간을 할애하려고 하지 말고 최소한의 시간으로 줄인다.
3. 결론: 이메일 따위는 깨끗하게 정리하고, 진짜 중요한 일에 신경을 쏟자. 당신의 받은 편지함을 깨끗하게 비워두고,
"길고 복잡한 답변을 해야하는 메일만을 남겨두어 한번에 처리하라."
이 방법을 기준으로 내가 이메일을 정리하는 방법을 알려드리면 (예를 들어 2009년 10월이라면)
1. 우선 아웃룩으로 새로운 데이터파일을 만든다. 데이터 파일의 이름은 2009년 10월로 만든다.
2. 규칙을 설정해서 편지를 받은 즉시 2009년 10월 폴더로 옮겨지게 한다.
3. 2009년 10월 폴더에서 메일을 확인해서 답변을 해야되는 메일이라면 받은 편지함으로 옮긴다.
내 경우에는 NY Times와 반대로 내가 답변을 해야되는 메일만 받은 편지함으로 옮긴다. 그 편이 받은 편지함을 열었을 때 적은 수의 메일만 있어서 해야할 일을 정리하기가 용이했다.
아웃룩 2007을 쓰는 경우에는 깃발모양의 Flag를 set하면 오른쪽에 체크된 메일만 나오게 할 수 있다.
2007을 쓰는 사용자라면 한 번 고려해볼 만한 방식이다.
(2012년 2월 기준)
현재는 관련 메일을 묶어주는 기능때문에 아웃룩 대신에 Windows Live Mail로 갈아탔다. Windows Live Mail에도 플래그 기능이 있어 필요한 메일은 flag로 지정해 놓고 답변이 끝나면 flag를 해제 하는 방식으로 변경했다.
받은 편지함은 저장폴더로 구분하여 수신된 메일을 마구 던져놓고 있다..
